E-mails et appels téléphoniques avec les clients pour coter vos expéditions ? Bientôt, ils ne seront qu’un lointain souvenir. Nova Systems a commencé la nouvelle digitalisation collaborative de BeOne, le logiciel pour les expéditions internationales, les transports, la douane et la logistique, avec le lancement d’un nouveau module au sein de l’ERP : la plateforme collaborative de BeOne.
Collaboration Platform
“Collaboration Platform, la plateforme a été améliorée avec de nouveaux services et fonctionnalités spécifiquement conçus pour le monde du transport et de la logistique afin de permettre aux clients de Nova Systems d’être autonomes dans la recherche d’informations. Tout cela est possible partout où il n’y a qu’une connexion Internet et un browser web”, explique Riccardo Tarocco, le Chief Software Architect de la société IT, qui précise : “En particulier, les moyens de communication traditionnels, tels que les e-mails et les appels téléphoniques, sont éliminés avec un grand gain de temps. Grâce au système de gestion, l’expédition est confiée en temps réel via l’outil de “Autoquote”. Le client peut également contrôler le suivi des marchandises et les documents relatifs aux transactions actuelles et historiques”.
La suite collaborative a été développée en utilisant les meilleures technologies disponibles actuellement sur le marché. “Il s’agit d’une application HTML5, CSS, Boostrap4 écrite en ASP.NET, utilisable depuis n’importe quel appareil mobile. En étant responsive, son aspect graphique s’adapte automatiquement à l’appareil qu’on utilise. La suite permet aussi de digitaliser les processus d’entreprise et de gérer tous les documents dans le domaine numérique, en éliminant ainsi les documents papiers”, ajoute Tarocco. Les données saisies par les clients alimentent directement la base de données de BeOne, en simplifiant et rationalisant certaines activités du Back Office, qui ne sont pas connectées au département de vente ou n’ont aucun contact avec le client. “L’information est ainsi toujours actualisée et présente sur une seule plateforme et la nécessité de disperser les documents et les communications est réduite. Les actions du Back Office, par exemple la valorisation d’une demande de cotation qui origine l’Offre Spot “A confirmer”, sont visibles et gérables en temps réel sur la Collaboration Platform. Cela permet d’interagir avec les clients et de négocier toute demande en temps utile”, poursuit Tarocco.
Les applications de la plateforme peuvent être configurées pour chaque client de manière totalement autonome et sont divisées en cinq macro-domaines, dont chacun contient des services spécifiques : Transport Management System (Area TMS – Gestion de transport), Document Management System (Area DMS), Customer Relationship Management (Area CRM – GRC), Warehouse Management System (Area WMS) et le logiciel Business Intelligence (Area BI – Informatique décisionnelle). La Collaboration Platform interagit aussi avec l’Activity Management de BeOne. “Les actions entreprises par un utilisateur connecté à la plateforme, telles que la création d’une offre spot ou l’insertion d’un pré-dossier, génèrent automatiquement des activités spécifiques pour un Work Group ou un utilisateur spécifique, qui peuvent être gérées en temps réel. Le résultat est une majeure proactivité dans la gestion des opérations”, souligne le Chief Software Architect de Nova Systems. “En ce qui concerne le Tracking & Tracing des envois, il est possible de publier l’état d’avancement des expéditions gérées par le Workflow de BeOne, en décidant en fonction du type de sujet utilisant la plateforme (Expéditeur, Destinataire ou Correspondant) quelles sont les informations à publier. Le même se vérifie pour les documents électroniques émis et reçus, qui peuvent être consultés directement à partir de la plateforme”.
La plateforme collaborative BeOne est aussi intégrée au Communication Management. Les e-mails HTML envoyés automatiquement par ces outils contiennent des hyperlinks qui vous permettent de vous connecter à la plateforme. Par exemple, une Offre Spot envoyée au client peut être confirmée simplement en cliquant sur le lien contenu dans le message. “De la même façon, il est possible de gérer le Tracking des expéditions sans authentification – assure M. Tarocco -. Grâce au Communication Management, les mises à jour du statut (Status Update) des envois sont transmis et, en cliquant sur le lien contenu dans le courriel, vous pouvez accéder aux détails du suivi. Cela est particulièrement utile dans le monde B2C, où les sujets concernés ne sont pas codés mais indiqués dans les données d’expédition”.
Une autre nouveauté introduite dans la plateforme collaborative, enfin, sont les banners publicitaires qui peuvent être insérées sur la plateforme web. “Ceux-ci permettent de communiquer l’introduction de nouveaux services ou l’amélioration des autres et sont entièrement gérables par le client. Ils peuvent contenir du texte et des images qui reflètent évidemment l’aspect institutionnel de l’entreprise et peuvent être liés à des pages web spécifiques déjà présentes sur votre site web institutionnel. Pour chaque banner, il est possible de gérer la date de début et de fin de publication”, conclut M. Tarocco.
