BeOne, nouveau module pour les agents maritimes et portuaires

La suite s’enrichit avec de nouvelles fonctions
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La Suite de BeOne de Nova Systems s’enrichit du nouveau module “Shipping Agency, dédié aux agents maritimes et portuaires qui travaillent dans le secteur des navires porte-conteneurs. Grâce à la dernière innovation de Nova Systems les opérations de chargement et de déchargement des embarcations ainsi que les opérations de transbordement deviennent plus simples et immédiates.

“Avec le module “Shipping agency” il est possible d’obtenirl’émission de connaissements, taxations, freight account et de tous les manifestes prévus par l’agence. De plus, BeOne permet d’analyser les coûts et les recettes de chaque voyage – navire et compagnie, dossier, connaissement et gestion des dépenses et des encaissements pour la gestion du compte d’escale”, explique le Chief Software Architect Riccardo Tarocco.

AGENTS PORTUAIRES

Une partie du module a été conçu sur la base des exigences des agents portuaires, qui s’occupent de la gestion de l’accostage du navire au port et du débarquement. BeOne permet de gérer le navire et les comptes d’escale, c’est-à-dire le calcul de ce qui est anticipé par l’agent portuaire pour le compte de l’armateur. “Ces frais peuvent être calculés aussi avant en tant que montants prévisionnels des dépenses, grâce aux tarifs définis, et seront successivement confirmés lors de la réception de la facture du fournisseur. A la clôture du compte d’escale une facture est émise par l’agent portuaire à l’armateur pour solder l’activité effectuée. Tout cela est intégré au module de la comptabilité, avec BeOne e-invoice, au contrôle de gestion, et à la partie douanière”, souligne Tarocco.

De cette manière, les agents portuaires ont sous contrôle la gestion aussi bien des quantités des conteneurs transportés, de la destination, des clients, que des analyses sur les données opérationnelles grâce à des dashboard configurables spéciaux. “Grâce au module BeOne Analytics, les données sont extrapolées directement de la comptabilité analytique, et il est possible d’obtenir des informations relatives à la rentabilité de l’expédition”, ajoute le Chief Software Architect de Nova Systems. “Le nouveau modules’interface directement avec la pratique et donc se sert des informations du module shipping agency et complète automatiquement le connaissement, pour ensuite produire les documents douaniers qui se génèrent à partir du connaissement lui-même. De plus, dans le futur, nous proposerons aussi l’intégration, à ce jour en phase de développement, entre la Shipping agency et le module des manifestes douaniers”.

AGENTS MARITIMES

BeOne a été réalisé aussi pour assister les activités opérationnelles des agents maritimes qui travaillent au nom et pour le compte des compagnies maritimes. “En ce qui concerne cette partie du module, le logiciel permet de gérer le navire comme moyen de transport qui arrive et sort du port. BeOne est multi-filiales, donc chaque filiale est liée à son port de référence. Pour un seul navire, l’ERP peut gérer plusieurs compagnies maritimes chargées du même voyage-navire, aussi bien à l’embarquement qu’au débarquement, et peut gérer aussi des marchandises provenant ou à envoyer à différentes destinations”, fait remarquer Tarocco.

Le logiciel de gestion pour les shipping agency est intégré à la comptabilité, le contrôle de gestion, et à beaucoup d’autres choses encore

BeOne permet de gérer les conteneurs à l’embarquement et au débarquement et les conteneurs en transbordement qui seront ensuite chargés pour une destination finale différente. Ainsi, il est possible de suivre le conteneur qui transite vers le port: le conteneur est arrivé avec un navire et pourra poursuivre son voyage sur un autre navire. “Grâce à BeOne, cette opération est gérée dans un unique dossier. Le logiciel a des fonctions spécifiques qui permettent une saisie rapide du dossier de l’agent et de la création en contexte de l’ordre de positionnement. De plus, le logiciel de gestion permet aussi bien à l’embarquement qu’au débarquement, de disposer les conteneurs dans les navires et dans les compagnies en fonction des limites de chargement ou de l’éventuelle convenance de l’agent maritime”.

Avec BeOne il est possible d’émettre des connaissements maritimes, ou de service multiconteneurs, même pour des dossiers différents, mais relatifs à un même voyage en navire et un même client. C’est une opération automatisée qui est plus rapide qu’avec les autres logiciels de gestion.
Une autre fonction disponible de BeOne est celle relative à l’émission du freight account (compte de fret), à travers laquelle il est possible de calculer automatiquement les freight account grâce à des tarifs spécifiques insérés pour chaque client. Grâce aussi au module Shipping agency, il est possible d’émettre les freight statement, les freight manifest, les unfreight manifest et les cargo manifest. La gestion des freight statement est intégrée à la comptabilité et quand le navire est plein, les mouvements comptables sont donc générés. “Cet aspect suppose l’envoi automatique des connaissements, des dossiers, des manifestes, des delivery order, des ordres de positionnement, des instructions douanières aux autres autorités portuaires, agents maritimes portuaires, compagnies maritimes, terminaux conteneurs, ou autres sujets externes comme les clients, les transporteurs, les opérateurs douaniers, etc.”, conclut Tarocco. “L’agent maritime a aussi la possibilité de recevoir des informations des terminaux conteneurs comme la date et l’heure de sortie du conteneur, le numéro d’identification de l’unité de chargement, les scellés apposés et le VGM”.

FORWARDING AGENT

Si le navire est le même, il est possible de travailler avec des compagnies sans avoir souscrit un contrat d’agence (agence maritime). Le logiciel permet finalement d’être l’agent de plusieurs compagnies dans le même port.

Data: 29-04-2019

 

 

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